議事録プロンプトの作り方を解説！コピペできるテンプレートも紹介【ChatGPT】

「AIを使って議事録を作成したいけど、どんなプロンプトを書けばいいの？」
「プロンプトの作り方を知りたい！」
「すぐに使えるテンプレートはないの？」

このような疑問をお持ちではないでしょうか？

議事録を作成する際にAIの力を借りることで、作業の効率化に大きく貢献します。しかし、AIで質の高い議事録を作成するには、AIに適切な指示を出すことが不可欠です。

AIへの指示文を「プロンプト」と言い、このプロンプトの内容次第で、AIがアウトプットする文書の精度が大きく左右されます。

本記事では、デザイン・エンジニアリング両面からサービスの設計・開発を行っているFlowzが、以下の内容について詳しく解説します。

• 効果的な議事録プロンプトの作り方

• プロンプト作成のポイント

• AIツールを活用した議事録作成の利点

AIを活用した議事録作成の基礎から応用まで、分かりやすく説明しているので、ぜひ最後までお読みください！

なお、弊社では、業務効率化を実現するAIツール「Parrot」を提供しています。興味のある方は、下のボタンから詳細をご確認ください。

議事録作成用プロンプトのテンプレート【ChatGPT】

まず、議事録のテンプレートを場面ごとに3つ紹介します。

1. 定例会議

2. 新規プロジェクト立ち上げ

3. クライアントとの打ち合わせ

コピペしてOKなので、ぜひご活用ください。

1. 定例会議

定例会議における議事録のテンプレートは、以下のとおりです。

あなたは、効率的で正確な議事録作成のエキスパートです。以下の指示に従って、定例会議の議事録を作成してください。

#目的

会議の核心を捉え、参加者全員に重要情報を的確に伝達します。進捗確認、課題共有、解決策検討、将来のアクションプラン策定に重点を置いてください。

#構成ガイドライン

• 以下の構造で議事録を組み立ててください：

• 会議の基本情報（日時、場所、参加者）

• 議題の概要

• 各議題の詳細

• 結論

• 主要な意見（賛否両論を含む）

• 決定の根拠

• 次のステップ

• 重要決定事項（優先度付き）

• フォローアップ事項（担当者、期限明記）

• 次回会議の予定

#表現スタイル

• 「だ・である調」を使用

• 専門用語は避け、必要な場合は簡潔な説明を付記

• 議論の雰囲気を反映する表現を適切に使用（例：「強く主張」「慎重な姿勢」）

#文章のボリューム

• 1文は40字以内に抑える

• 段落は3文まで

• 要点は箇条書きで、詳細は別段落で説明

• 重要な語句や数値は太字で強調

#質疑応答

議事録作成中に不明点や追加情報が必要な場合、3つまで具体的な質問をしてください。

以上の指針に基づいて、定例会議の議事録を作成してください。会議内容をテキストまたは音声を入力しますので、それを基に議事録を構成してください。

会議を文字おこししたテキストデータで議事録を作成すると、以下のようなアウトプットが得られます。（一部抜粋）

必要事項が簡潔にまとめられた議事録が生成されました。

2. 新規プロジェクト立ち上げ

次は、新規プロジェクト立ち上げに関する会議の議事録作成に使えるプロンプトです。

あなたは、新規プロジェクト立ち上げに関する会議の議事録を作成するエキスパートです。以下の指示に従って、効果的な議事録を作成してください。

#目的

会議の核心を捉え、プロジェクトの成功に不可欠な情報を的確に伝達します。以下に焦点を当ててください

• プロジェクトの目的と目標の明確化

• 役割分担と責任の明確化

• スケジュールと主要マイルストーンの設定

• 予算配分と財務計画

• リスク評価と対策

• #構成ガイドライン

• 以下の構造で議事録を組み立ててください：

• 会議の基本情報（日時、場所、参加者）

• プロジェクト概要（目的、目標、背景）

• 各議題の詳細

• プロジェクトスコープ

• 役割分担と責任

• スケジュールとマイルストーン

• 予算と資源配分

• リスク分析と対策

#重要決定事項（優先度付き）

• フォローアップ事項（担当者、期限明記）

• 次回会議の予定

#表現スタイル

• 「だ・である調」を使用

• プロジェクト固有の用語は初出時に簡単な説明を付記

• 決定事項や重要ポイントは強調して記述（例：「最重要課題として決定」「全員一致で合意」）

#文章のボリューム

• 1文は40字以内に抑える

• 段落は3文まで

• 要点は箇条書きで、詳細は別段落で説明

• 重要な数値、日付、役割は太字で強調

#プロジェクト固有の要素

• 役割分担：責任者、サブリーダー、チームメンバーの役割を明確に記述

• スケジュール：主要なマイルストーンと期日を明記

• 予算：総予算、主要項目ごとの配分、予備費を記載

• リスク：想定されるリスクと対策案を簡潔に列挙

#質疑応答

議事録作成中に不明点や追加情報が必要な場合、3つまで具体的な質問をしてください。特に以下の点について注意してください：

• 役割や責任の曖昧さ

• スケジュールの現実性

• 予算の妥当性

• リスク対策の具体性

以上の指針に基づいて、新規プロジェクト立ち上げ会議の議事録を作成してください。会議内容を音声またはテキスト入力しますので、それを基に議事録を構成してください。

このプロンプトと会議データをもとにChatGPTが生成した議事録はこちらです。（一部抜粋）

リスクの洗い出しや重要決定事項などの項目まで、細かくピックアップされていることがわかります。

3. クライアントとの打ち合わせ

クライアントとの打ち合わせで使える議事録作成プロンプトは以下のとおりです。

あなたは、クライアントとの打ち合わせに関する議事録を作成するエキスパートです。以下の指示に従って、効果的な議事録を作成してください。

#目的

打ち合わせの核心を捉え、クライアントとの合意形成に不可欠な情報を的確に伝達します。以下に焦点を当ててください：

• 案件の方針と目標の明確化

• 予算感のすり合わせ

• 納期感の共有と合意

• クライアントのニーズと期待の把握

• 次のステップと責任範囲の確認

#構成ガイドライン

以下の構造で議事録を組み立ててください：

• 会議の基本情報（日時、場所、参加者）

• 案件概要（背景、目的、現状）

• 各議題の詳細

• 案件の方針と目標

• 予算に関する議論

• 納期に関する議論

• クライアントの要望と期待

• 提案内容とフィードバック

• 合意事項（優先度付き）

• フォローアップ事項（担当者、期限明記）

• 次回打ち合わせの予定

• #表現スタイル

• 客観的かつ丁寧な「ですます調」を使用

• 業界用語や専門用語は初出時に簡単な説明を付記

• クライアントの言葉や表現を可能な限り忠実に記録

• 重要な合意事項や懸念点は明確に強調（例：「クライアント重視事項」「要注意点」）

#文章のボリューム

• 1文は40字以内に抑える

• 段落は3文まで

• 要点は箇条書きで、詳細は別段落で説明

• 重要な数値、期日、責任者は太字で強調

#クライアント対応固有の要素

• 方針：クライアントの意向と自社の提案内容を明確に区別して記述

• 予算：具体的な金額や予算範囲、クライアントの予算感を記載

• 納期：重要なマイルストーンと期日、クライアントの希望納期を明記

• ニーズ：明示的に述べられた要望と、会話から読み取れる潜在的なニーズを区別して記録

• フィードバック：クライアントの反応や懸念事項を詳細に記録

#質疑応答

議事録作成中に不明点や追加情報が必要な場合、3つまで具体的な質問をしてください。特に以下の点について注意してください：

• 方針や目標の曖昧さ

• 予算や納期に関する具体的な数値の欠如

• クライアントの要望や期待の不明確さ

• 合意事項や次のステップの具体性

以上の指針に基づいて、クライアントとの打ち合わせの議事録を作成してください。会議内容を音声またはテキスト入力しますので、それを基に議事録を構成してください。

ChatGPTのアウトプットは、こちらです。（一部抜粋）

案件の概要やクライアントの要望など、重要事項が網羅的に反映されていることがわかります。

議事録作成用のプロンプトを使ってChatGPTを動かす手順

ここでは、議事録作成用のプロンプトを使って、実際にChatGPTを動かす手順を紹介します。

1. ChatGPTで新しいチャットを開く

2. プロンプトと議事録データをChatGPTに提供する

3. 出力結果を確認する

4. 変更してほしいポイントがあればChatGPTに指示を出す

1ステップずつ見ていきましょう。

1. ChatGPTで新しいチャットを開く

ChatGPTを利用するには、まず公式ウェブサイトにアクセスしてログインする必要があります。ログイン後、画面左上の「新しいチャット」をクリックして新しいチャットを立ち上げましょう。

すると、新しい会話セッションが始まり、議事録作成に特化したプロンプトを入力できます。

2. プロンプトと議事録データをChatGPTに提供する

議事録作成用のプロンプトを準備し、右下の「↑」をクリックします。

今回は、定例会議のプロンプトを入力しました。すると、ChatGPTから音声やテキストのデータを入力するよう要求されます。

次に、会議の内容を記録したデータをChatGPTに提示します。今回の例では、文字おこしのテキストデータをコピペして提供しました。

音声や動画データを入力する場合は、クリップマークから任意のデータを指定しましょう。

3. 出力結果を確認する

会議データをChatGPTに提示したら自動で議事録が生成されるので、ChatGPTが生成した議事録の出力結果を注意深く確認します。チェックすべきポイントは、以下のとおりです。

• 内容が正確か（日時、参加者、議題、決定事項など）

• 必要な情報がすべて含まれているか

• 形式が適切か

また、文章の流れや論理的な構成も確認し、読みやすく分かりやすい議事録になっているかを評価します。必要に応じて、スペルミスや文法的な誤りも修正します。

ChatGPTに限らずAIが生成する文章は、正確さを保証するものではないので、生成後はかならず確認するようにしましょう。

4. 変更してほしいポイントがあればChatGPTに指示を出す

出力結果を確認し、修正や追加が必要な点があれば、ChatGPTに具体的な指示を出します。

たとえば「決定事項をより詳細に記述してください」や「参加者の役職も追加してください」などの指示を与えましょう。形式の変更や特定の部分の強調など、細かい調整も可能です。

適宜ChatGPTに指示を出してブラッシュアップすることで、短時間でクオリティの高い議事録を作成できます。

議事録作成用プロンプトを作る際のポイント

次に、プロンプトを作成する際に意識すべきポイントを見ていきましょう。

1. 議事録の目的を明示する

2. 出力フォーマットを指定する

3. 言葉遣いを指定する

4. 文の長さを指定する

5. フォローアップの質問を許可する

6. 見本となるアウトプットを提供する

ぜひ参考にしてみてください。

1. 議事録の目的を明示する

議事録の主な目的は、会議の内容を正確に記録し、重要な情報を社内やチームに共有することです。AIに目的を明示することで、重要度に応じて情報を適切に抽出し、わかりやすく整理できます。

たとえば、クライアントの打ち合わせを作成するプロンプトの場合、以下のように目的を設定しています。

#目的

打ち合わせの核心を捉え、クライアントとの合意形成に不可欠な情報を的確に伝達します。以下に焦点を当ててください

• 案件の方針と目標の明確化

• 予算感のすり合わせ

• 納期感の共有と合意

• クライアントのニーズと期待の把握

• 次のステップと責任範囲の確認

戦略会議や進捗報告会など、会議の種類に応じて重点を置くべき情報は異なるので、それぞれの目的にあわせてプロンプトを設定することが大切です。目的に沿った内容を中心に記録できれば、議事録の質が向上し、意思決定や行動に役立ちます。

2. 出力フォーマットを指定する

一貫性のある議事録を作成するため、具体的な出力フォーマットを明確に指定します。フォーマットを統一すれば、複数の会議の内容を比較・分析しやすくなるでしょう。

基本的な項目としては、以下の要素が挙げられます。

• 日時

• 場所

• 参加者

• 議題

• 各議題の討議内容

• 決定事項

• 次回のアクション

重要度や緊急度に応じて、議題や決定事項に優先順位をつけるよう指示するのも効果的です。

3. 言葉遣いを指定する

経営陣や全社員・外部関係者など、議事録の対象読者に合わせた適切な言葉遣いを指定します。具体的には「ですます調」または「である調」かを指定することなどが挙げられるでしょう。

専門用語の使用レベルについても、以下のように具体的な指示を出します。

• 技術的な専門用語は避け、使用する場合は括弧書きでかんたんな説明を加えてください

• ITの専門用語は、できる限り容易に理解できる表現に書き換えてください

適切な言葉遣いにより、読み手の理解が促され、解釈の違いによる誤解や混乱を防げます。

4. 文の長さを指定する

文の長さをAIに指定して、議事録を読みやすく理解しやすい内容に整えましょう。短すぎる文は情報が不足し、長すぎる文は重要点が埋もれる恐れがあります。

たとえば「1文を50字以内に抑え、1段落は3文以内にしてください」というように指示を出しましょう。かんたんな文章にすることで、忙しい経営者や事業責任者が素早く内容を把握しやすくなります。

また、議題や決定事項は箇条書きにし、詳細な説明は別途段落を設けるよう指定することも大切です。文の長さを適切に保つことで、後からの検索や要点の抽出が容易になります。

5. フォローアップの質問を許可する

議事録を作成するうえで不明点がある場合、AIからユーザーに対して質問をするようプロンプトで指示するのもポイントです。フォローアップ質問により、曖昧な点を明確にし、より正確で詳細な議事録を作成できます。

たとえば「不明な点があれば、具体的な質問をしてください」というように指示を出すと良いでしょう。すると「議題2について、決定に至った具体的な理由が不明確です。詳細を教えていただけますか？」のようにAIからユーザーに対して質問を投げかけるよう促せます。

AIからの質問自体が、会議の議論や決定プロセスの不明確さを浮き彫りにする可能性もあるでしょう。質問の回数や範囲を指定することで、効率的なやり取りが可能です。

6. 見本となるアウトプットを提供する

理想的な議事録の例を提示することで、AIの出力の質と一貫性を高められます。実際の過去の議事録や、架空の理想的な議事録の例を示しましょう。

見本となる議事録には、フォーマットや言葉遣い・情報の詳細度など、期待する全ての要素が含まれているものを選びます。あらかじめAIに見本を提示することで、会社特有の文化や表現スタイルに合わせた文書が生成されるでしょう。

AIで議事録をとるならParrotがおすすめ

ChatGPTで議事録を作成するには適切なプロンプトが必要ですが、多くの人にとって理想的なプロンプトを組むのは難しいものです。経営者や事業責任者は多忙で、プロンプトの作成や調整に時間を割く余裕がありません。

そこでおすすめなのが、高品質な文書を自動で作成するAIツール「Parrot」です。Parrotは、会議の録音データを文字起こしし、そのなかから重要ポイントを抽出、さらには要約まで作成できるツールです。

もちろん、Parrotにおいてもプロンプトを入力しAIに指示を出すことで、より精度の高い議事録を作成できます。

Parrotに興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください！

AIで議事録作成を自動化するならプロンプトの質が大切

AIを活用した議事録作成は、ビジネスの効率化に大きく貢献します。高品質なプロンプトを作成することで、より正確で有用な議事録が得られます。目的の明示やフォーマットの指定・適切な言葉遣いなど、細かな指示が重要です。

しかし、理想的なプロンプト作成には時間と労力がかかります。忙しい経営者や事業責任者には、Parrotのようなプロンプト不要のツールも効果的です。

AIツールを上手に活用し、業務効率の向上を目指しましょう。

弊社では、業務効率化を実現するAIツール「Parrot」を提供しています。興味のある方は、下のボタンから詳細をご確認ください。