議事録のタイピングが間に合わない原因とは？明日から取り組める対処法やコツを紹介

「会議の内容を正確に記録できない」
「重要なポイントを見逃してしまう」

このような悩みをお持ちではないでしょうか？議事録作成時のタイピングが間に合わない問題は、効率的に情報を共有することを妨げる原因です。しかし、議事録の取り方を工夫すれば、タイピングが間に合わないという課題は解決できるでしょう。

そこで本記事では、以下の内容について詳しく解説します。

• タイピングが間に合わない原因

• 効率的な議事録作成のテクニック

• AIツールの活用

スキル向上のコツや工夫の仕方まで紹介するので、ぜひ最後までお読みください。

なお、弊社では議事録を1から作成できる「Parrot」を提供しているので、興味のある方は、お気軽にお問い合わせください！

議事録を作る際にタイピングが間に合わない原因

タイピングが間に合わない原因には、さまざまな要因があります。ここでは、主な4つの原因について詳しく紹介します。

1. 案件の内容を把握できていない

2. 会話の内容をすべて書き起こそうとしている

3. 理解ができないポイントで手が止まる

4. タイピング速度が遅い

それぞれ見ていきましょう。

1. 案件の内容を把握できていない

会議に出席する前の準備が不足していると、会話のなかにある重要ポイントの判断が難しくなります。たとえば、専門用語や略語の意味がわかっていない状態では、タイピングに時間がかかったり誤記が発生したりする恐れがあるでしょう。

また、会議の目的や議題を把握していないと、優先して記録すべき情報が判断できません。議事録に書き留める項目がわからない場合は、案件に対する理解が足りていない場合があります。

2. 会話の内容をすべて書き起こそうとしている

会話の内容を一字一句メモしようとすると、話の速度についていけず、重要な情報を逃してしまいます。

すべての発言を記録しようとするあまり、会議の本質的な内容や決定事項を見落としやすくなるでしょう。詳細な記録に集中するあまり、会議の流れや参加者の反応を観察する余裕がなくなるからです。

また、会話内容すべてを記録した議事録は、大切な部分と不要な箇所が区別されておらず、あとで読み返す際に時間がかかり、重要なポイントを把握するのが面倒になります。

議事録を取る際は、すべてを記録するのではなく、重要な部分だけをピックアップして記録することが大切です。

3. 理解ができないポイントで手が止まる

専門用語や業界特有の表現が出てくると、意味を理解するのに時間がかかり、記録が遅れます。また、複雑な議論や抽象的な概念も、内容を整理しながら記録するのが難しくなる原因です。

理解できない部分で考え込んでしまうと、そのあとの会話の流れについていけなくなる恐れがあります。

専門的な議論で理解できない話が出てきた場合、わからないことに気をとられてしまい、それ以降の文脈が掴めなくなった経験がある方は多いでしょう。

このような課題に対しては、理解できない点はその場で解決しようとせず、わからないポイントをメモしておき、あとから解決するのが正しい対処法です。

4. タイピング速度が遅い

キーボード入力のスキルが不足していると、会話のスピードについていけず、重要な情報を逃します。手元を見ずにキーボードを打てないと、会話内容を記録する速度が全体的に遅くなります。

変換ミスや誤字が多いと、修正に時間を取られ、次の重要な発言を聞き逃してしまう原因になるでしょう。タイピング速度を高めるには、練習あるのみです。

ネット上には寿司打のような無料のタイピング練習サイトがあるので、文字を打つ速度に自信がない方は、練習してみることをおすすめします。

議事録のタイピングが間に合わないときの対処法

タイピングが間に合わない問題を解決するには、さまざまな対処法があります。ここでは、効果的な5つの方法を見ていきましょう。

1. フォーマットを用意する

2. 会議の内容を予習しておく

3. ショートカットキーを活用する

4. あとから見てわかるレベルでメモをとる

5. タイピングを練習する

かんたんに試せる内容をピックアップしたので、すぐにでも試してみてください！

1. フォーマットを用意する

会議の議題や進行に合わせた議事録テンプレートを事前に作成しておくと、話題を整理しやすくなります。項目ごとに記入欄を設けることで、情報の整理と記録が同時に行えます。

重要度や優先度を示す記号や色分けをあらかじめ設定し、素早く情報を分類できるようにしましょう。たとえば、決定事項や課題・次回への持ち越し事項などのカテゴリーを設けておくとわかりやすくなります。

フォーマットを統一しておけば、あとからの情報検索や共有がかんたんになるでしょう。

2. 会議の内容を予習しておく

会議が始まる前に、議題や資料を事前に確認し、流れや主要な論点を把握しておくことは大切です。

参加者の役割や立場を理解し、誰がどのような発言をする可能性があるか予測しておくとスムーズに議事録をとれます。そのためには、過去の類似会議の議事録を読み、議論の展開パターンを学んでおく必要があります。

このような事前準備をすれば、会議内容をスムーズに理解でき会議メモをとる速度が向上するでしょう。

3. ショートカットキーを活用する

よく使う単語や文章のショートカットを設定し、入力速度を上げるのも効果的です。文書編集ソフトのショートカットキーを習得し、フォーマット調整や移動を素早く行いましょう。

日付や時刻の挿入・箇条書きの作成など、頻繁に使う機能のショートカットを覚えるのがおすすめです。覚えておくべきショートカットキーは、以下のとおりです。

ショートカットキーの活用により、タイピング速度が大幅に向上し、会議の流れに追いつきやすくなります。

4. あとから見てわかるレベルでメモをとる

会議中に出てきた新しい事実や決定事項に焦点を当ててメモを取りましょう。既知の情報や前提知識は省略し、会議で新たに共有された情報のみを記録します。

キーワードや重要なポイントを簡潔に記録し、詳細な説明は省略しましょう。決定事項や次のアクション・期限などの具体的な情報を優先的に記録するのがコツです。また、図表やフローチャートを活用し、複雑な情報を視覚的に整理するのも効果的です。

重要な項目さえメモできていれば、会議中忙しくキーボードを叩く必要がなくなります。

5. タイピングを練習する

入力速度が著しく遅いと感じる人は、オンラインのタイピング練習ツールを活用し、スキルアップを図りましょう。実際の会議の音声を聞きながらタイピングする練習を行い、リアルな状況に慣れることが大切です。

また、ネット上にあるタイピングゲームでブラインドタッチの習得に取り組むのも効果的です。1分間に何回キーを叩いたかを評価するWPM（Words Per Minute）という指標で、200～250WPMほどあれば、十分と言えます。

タイピング速度に自信がない方は、毎日15分間でも良いので、タイピング練習に取り組み、速度と正確性を向上させましょう。

議事録の作成が上手い人がやっていること

ここでは、議事録作成が上手い人が実践している3つのポイントを紹介します。

1. 記号を活用する

2. 階層構造を分かりやすくする

3. AIツールを使う

議事録作成のスキルを高めるために、上手な人のテクニックを参考にしてみましょう。

1. 記号を活用する

議事録作成において、適切な記号の活用は情報の整理と理解を大幅に向上させる重要なテクニックです。記号を使用することで、情報の優先度が一目でわかり、重要ポイントを素早く把握できます。

効果的な記号の使用例として、以下のような方法があります。

記号で視覚的に情報を整理すれば、長文の議事録でも必要な要素を迅速に見つけられるため、あとから見返したときの利便性も高まるでしょう。

ただし、議事録に記号を使う際は、チーム内で意味を共有して一貫性を保つことが重要です。

2. 階層構造を分かりやすくする

見出しやサブ項目を明確に区別し、情報の関係性を視覚的に表現します。インデントを活用して、主題と詳細、原因と結果などの階層を示しましょう。

番号付けや箇条書きを効果的に使い、議論の流れや優先順位を表現します。たとえば、以下のような構造化が効果的です。

1. プロジェクト概要
   1.1 目的
   1.2 スケジュール

また、フォントサイズや太字を使い分けて、情報の重要度を直感的に伝える方法もあります。

3. AIツールを使う

AIを活用した音声認識・文字起こしツールを使用し、基本的な記録を自動化することも検討しましょう。

たとえば、Googleドキュメントでは、音声入力を活用できます。

また、便利な議事録作成ツールも数多くリリースされています。これからの時代は、議事録は人が作成するのではなく、ツールで自動生成するものになるでしょう。

もうタイピングする必要はない！AIツールを使おう

議事録作成の手間から解放されたい方に朗報です。「Parrot」を使えば、もはやタイピングに苦労する必要はありません。　

具体的には、以下のような機能が備え付けられています。

• 音声認識技術を使って会議の内容を自動で文字起こしし、発話者別に整理

• AIが重要なポイントを抽出し、簡潔な要約を作成してくれるので、長時間の会議内容もすばやく把握

• クラウド上で共有可能なので、チーム全体でリアルタイムに情報にアクセス可能

• セキュリティ機能も充実しているので、機密情報を含む会議の記録も安全　

Parrotを導入すれば、議事録作成の時間を大幅に削減し、より創造的な業務に集中できるでしょう。

ご興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

議事録でタイピングが間に合わないときはツールを頼ろう

議事録作成の悩みは、多くのビジネスパーソンに共通する課題です。タイピングスキルの向上や効率的な記録テクニックも大切ですが、AIツールを導入することで、さらなる効率化が図れます。

また、ParrotのようなAIツールを使えば、音声認識による自動文字起こしやAIによる要約機能で、タイピングの負担から解放されます。

議事録作成の効率化は、より創造的な業務に時間を使うための第一歩です。最新のAIツールを活用して、生産性を向上しましょう。

議事録作成ツールの「Parrot」について、詳しく知りたい方は、お気軽にご相談ください！